Zakelijke kosten
Aftrekbare zakelijke kosten voor zzp'ers
Welke zakelijke kosten mag je als zzp'er aftrekken? Bekijk de belangrijkste categorieën, bewijsstukken en veelgemaakte fouten.
Wanneer is een zakelijke uitgave aftrekbaar?
Een zakelijke uitgave is aftrekbaar als de kosten zijn gemaakt met het oog op de zakelijke belangen van je onderneming. De uitgave verlaagt je fiscale winst en daarmee mogelijk de inkomstenbelasting. Je moet de kosten kunnen onderbouwen met een factuur of bon en aannemelijk maken wat het zakelijke doel was. Bij gemengd gebruik is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.
Leg bij iedere uitgave vast waarom die voor je bedrijf nodig was. Bij een controle kijkt de Belastingdienst niet alleen naar het betaalbewijs, maar ook naar de zakelijke relatie met je werkzaamheden.
Voor grotere aankopen is het verschil tussen kosten en een investering belangrijk. Bedrijfsmiddelen die meerdere jaren meegaan moet je vaak activeren en over meerdere jaren afschrijven.
Welke soorten kosten zijn meestal aftrekbaar?
De meeste normale bedrijfskosten zijn aftrekbaar als ze nodig zijn voor je onderneming en goed zijn vastgelegd. Veelvoorkomende categorieën zijn kantoor, zakelijke reizen, software, telefoon en internet, verzekeringen, vakgerichte opleidingen en boekhoudkosten. Is de btw aftrekbaar, dan boek je voor de inkomstenbelasting doorgaans het bedrag exclusief btw.
Kun je de btw niet als voorbelasting aftrekken, bijvoorbeeld door een btw-vrijstelling of de KOR, dan neem je de niet-aftrekbare btw meestal mee in de kosten.
Gebruik bij gemengd gebruik een redelijke en controleerbare verdeelsleutel, zoals een gespecificeerd zakelijk gebruikspercentage.
Welke kosten zijn niet of maar gedeeltelijk aftrekbaar?
Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar en sommige zakelijke kosten zijn wettelijk uitgesloten of beperkt. Boetes, gewone privékleding en persoonlijke boodschappen zijn niet aftrekbaar. Voor gemengde kosten, eten en drinken, representatie en geschenken gelden afzonderlijke beperkingen. Controleer bij twijfel de actuele regels van de Belastingdienst.
Een zakelijk motief maakt niet automatisch het volledige bedrag aftrekbaar. Voor bepaalde kosten kun je kiezen tussen een wettelijke drempel en een beperkt aftrekpercentage.
Schrijf bij representatie en gemengde uitgaven op wie aanwezig was, wat het zakelijke doel was en hoe je het aftrekbare deel hebt berekend.
Welk bewijs moet je bewaren voor zakelijke kosten?
Bewaar bewijs van de uitgave, de betaling én het zakelijke doel. De normale bewaartermijn voor je basisadministratie is zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken geldt doorgaans tien jaar. Digitale facturen bewaar je digitaal en documenten moeten gedurende de hele termijn volledig, authentiek en leesbaar blijven.
Bewaar de leveranciersfactuur of bon, het bijpassende bankafschrift en waar nodig een korte toelichting. Een vaste bestandsnaam en koppeling aan de boeking maken een controle sneller.
Houd voor zakelijke kilometers en andere gemengde kosten een ritten- of gebruiksregistratie bij. Zorg dat totalen aansluiten op je aangiften.