Starten als zzp'er
Starten als zzp'er in Nederland: checklist voor 2026
Een praktische checklist voor je start als zzp'er: KVK-inschrijving, btw, aftrekposten, administratie en belastingdeadlines.
Wat heb je nodig om je in 2026 als zzp'er in te schrijven?
Als zzp'er schrijf je meestal een eenmanszaak in bij het Handelsregister van KVK. Je bereidt je bedrijfsactiviteiten, handelsnaam, startdatum en SBI-code voor, vult het online formulier in en maakt een afspraak met een geldig identiteitsbewijs. KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst, die bepaalt of je ondernemer bent voor de btw en inkomstenbelasting.
Schrijf je in voordat je daadwerkelijk gaat ondernemen. Controleer vlak voor je afspraak het actuele inschrijftarief van KVK en neem een geldig identiteitsbewijs mee.
Na inschrijving ontvang je, als je btw-ondernemer bent, per brief je omzetbelastingnummer en btw-identificatienummer. Bewaar die gegevens: je hebt ze nodig voor facturen en aangiften.
Wanneer bereken je btw en doe je btw-aangifte?
De meeste zzp-diensten vallen onder 21% btw; voor bepaalde prestaties geldt 9%, 0%, een vrijstelling of verlegging. De Belastingdienst bepaalt hoe vaak je aangifte doet, meestal per kwartaal. Aangifte en betaling moeten uiterlijk op de toegewezen deadline binnen zijn. Bij maximaal €20.000 omzet per kalenderjaar kun je onder voorwaarden kiezen voor de KOR.
Bepaal vóór je eerste factuur welk btw-tarief en welke factuurregels gelden. Bij grensoverschrijdende diensten kan de btw naar je klant worden verlegd en kunnen aanvullende opgaven nodig zijn.
Gebruik je de KOR, dan bereken je geen btw en trek je geen btw op kosten af. Overschrijd je tijdens deelname de omzetgrens, dan eindigt de regeling volgens de voorwaarden van de Belastingdienst.
Welke aftrekposten kun je als starter gebruiken?
Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting en voldoe je aan het urencriterium, dan kun je in 2026 mogelijk €1.200 zelfstandigenaftrek en €2.123 startersaftrek toepassen. Na ondernemersaftrekken geldt de mkb-winstvrijstelling van 12,7%. Voor kwalificerende investeringen kan ook kleinschaligheidsinvesteringsaftrek gelden. Iedere regeling heeft eigen voorwaarden.
Btw-ondernemerschap en ondernemerschap voor de inkomstenbelasting zijn niet hetzelfde. De Belastingdienst beoordeelt beide afzonderlijk.
Houd je uren vanaf de eerste dag bij en bewaar facturen en contracten. Zonder goede onderbouwing kan een aftrekpost bij controle worden gecorrigeerd.
Welke administratie en facturen moet je bewaren?
Je moet een controleerbare administratie bijhouden voor de btw en inkomstenbelasting. Bewaar de kernadministratie, zoals verkoop- en inkoopfacturen en het grootboek, normaal gesproken zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt doorgaans tien jaar. Bewaar digitale facturen in hun oorspronkelijke digitale vorm en zorg dat alles leesbaar en terugvindbaar blijft.
Koppel iedere boeking aan een factuur, bon of ander bewijsstuk en laat betalingen aansluiten op je bankafschriften. Houd ook contracten en correspondentie die het zakelijke doel aantonen.
Een juiste factuur bevat onder meer namen en adressen, datum, uniek factuurnummer, omschrijving, bedragen en de relevante btw-gegevens. Verstuur facturen binnen de wettelijke termijn.
Welke belastingdeadlines zet je in je agenda?
Voor kwartaalaangiften btw moeten aangifte en betaling uiterlijk één maand na het kwartaal binnen zijn. De standaarddeadlines zijn 30 april, 31 juli en 31 oktober 2026, en 31 januari 2027. De deadline voor je aangifte inkomstenbelasting staat in je uitnodiging en is vaak 1 mei van het volgende jaar.
Controleer altijd de periode en deadline in je eigen Belastingdienst-omgeving of brief. Niet iedere ondernemer heeft hetzelfde aangiftetijdvak.
Vraag vóór de deadline uitstel aan als je je aangifte inkomstenbelasting niet op tijd kunt afronden. Uitstel voor aangifte betekent niet automatisch uitstel van betaling.
Wat gebeurt er als je een deadline mist?
Te laat aangifte doen of betalen kan leiden tot een boete, belastingrente, invorderingsrente en een naheffingsaanslag. Voor btw geldt bij sommige verzuimen een korte coulancetermijn, maar vertrouw daar niet op. Boetes kunnen per aangiftetijdvak terugkomen. Dien ontbrekende aangiften daarom direct in en neem vroeg contact op als betalen niet lukt.
De gevolgen hangen af van het soort belasting, hoe laat je bent en of het eerder is gebeurd. Controleer altijd de actuele bedragen in de beschikking van de Belastingdienst.
Bewaar bewijs van indiening, betaling en contact met de Belastingdienst. Een goed deadlineproces voorkomt dat hetzelfde verzuim ieder kwartaal terugkomt.