Privacybeleid

Conta, wij, ons en onze verwijzen naar Oba Labs B.V. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via onze websites en diensten worden verwerkt, waaronder contabook.co, app.contabook.co en getconta.app. Dit beleid geldt voor onze marketingwebsite en de Conta-app, tenzij een ander beleid wordt getoond.

Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en functie bij aanmelding, het plannen van een gesprek of contact met ons.

Zakelijke en financiële gegevens: facturen, bonnetjes, transacties, gegevens van leveranciers en klanten en andere administratie die je uploadt of aanmaakt.

Boekhoudkundige gegevens: transacties en bijbehorende documenten die je in de app aanlevert.

Facturatiegegevens: abonnement, factuuradres en betaalstatus. Betaalgegevens worden door onze betaalproviders verwerkt; wij ontvangen beperkte informatie, zoals betaalstatus en waar beschikbaar de laatste vier cijfers van een kaart.

Communicatie: ondersteuningsverzoeken, e-mails, chatberichten en gespreksnotities.

Apparaat- en gebruiksgegevens: IP-adres, browsertype, apparaatidentificatie, geschatte locatie op basis van IP, bezochte pagina’s en interacties.

Cookies en vergelijkbare technologieën: identificatiegegevens en voorkeuren op je apparaat.

Om de website en diensten te leveren, onderhouden en verbeteren; boekhouddiensten en rapportages te verzorgen; vragen te beantwoorden; abonnementen en betalingen te beheren; website- en marketingprestaties te begrijpen; fraude, misbruik en beveiligingsincidenten tegen te gaan; en wettelijke verplichtingen en overeenkomsten na te komen.

Voor personen in de EER of het VK verwerken we persoonsgegevens op basis van overeenkomst (gevraagde diensten en accountbeheer), gerechtvaardigd belang (beveiliging, verbetering en marketing van diensten en fraudepreventie), toestemming (niet-noodzakelijke cookies en bepaalde marketingactiviteiten) en wettelijke verplichtingen (zoals fiscale en administratieve regelgeving).

Cookies zijn kleine tekstbestanden op je apparaat. We gebruiken cookies en vergelijkbare technieken voor strikt noodzakelijke doelen zoals beveiliging en basisfunctionaliteit, analyse van websitegebruik en verbetering en, volgens je keuzes en de wet, advertentiemeting en relevante advertenties.

Wanneer de cookiebanner wordt getoond, kun je optionele cookies accepteren, weigeren of aanpassen. Wil je een opgeslagen keuze opnieuw maken, wis dan de opgeslagen sitegegevens van Conta in je browserinstellingen en laad de website opnieuw. Je kunt cookies ook blokkeren of verwijderen via je browser; sommige functies werken dan mogelijk anders.

We gebruiken Google Ads en bijbehorende meetinstrumenten voor conversiemeting en attributie en, waar toegestaan en volgens je keuzes, relevante advertenties en remarketing.

Google kan informatie over bezoeken aan onze en andere websites verwerken voor advertentiediensten. Meer informatie en advertentievoorkeuren: https://adssettings.google.com en https://policies.google.com.

Kies je Weigeren in onze cookiebanner, dan schakelen we geen advertentiecookies in. Bij Accepteren kunnen we advertentiecookies en toestemmingssignalen inschakelen voor meting en waar toegestaan personalisatie.

We gebruiken Meta Pixel om marketingresultaten te meten en waar toegestaan relevante advertenties te tonen. Meta kan informatie over je bezoeken en interacties verzamelen. Raadpleeg Meta’s privacyinformatie en advertentievoorkeuren in je Meta-instellingen.

Meta Pixel wordt alleen geactiveerd wanneer je advertentiecookies toestaat in de cookiebanner.

We kunnen gegevens delen met dienstverleners voor hosting, analyse, klantenservice, communicatie en infrastructuur; betaalproviders; advertentiepartners zoals Google en Meta volgens je toestemming en de wet; professionele juridische, fiscale of boekhoudkundige adviseurs; bevoegde instanties indien wettelijk vereist of ter bescherming van rechten, veiligheid en beveiliging; en bij een fusie, overname of verkoop van bedrijfsmiddelen.

We verwerken boekhoudkundige documenten en informatie voor de boekhouding, rapportages en ondersteuning die je aanvraagt. AI-verwerking kan de volledige inhoud van factuur-pdf’s of afbeeldingen, uitgelezen tekst, bedrijfsprofielinformatie, namen en contactgegevens, factuur- en belastingidentificatiegegevens, bedragen, omschrijvingen en betaalinformatie in die documenten omvatten.

Transactieclassificatie gebruikt transactie-identificatiegegevens, omschrijvingen en referenties. Wanneer je de AI-assistent gebruikt, kunnen je berichten, gespreksgeschiedenis, geselecteerde document- of transactiegegevens en relevante resultaten van hulpmiddelen naar de AI-dienstverlener worden gestuurd om je verzoek te beantwoorden.

We bewaren de boekhoudkundige resultaten en gespreksgeschiedenis binnen Conta om de dienst te leveren. Operationele en ondersteuningslogs kunnen ook document-, transactie- of gespreksinformatie bevatten.

Google Cloud Document AI leest documenten. Google Vertex AI en Gemini-API’s ondersteunen gestructureerde extractie en transactieverwerking. OpenAI ondersteunt extractie als terugvaloptie, transactieclassificatie en de AI-assistent in de app. Mistral OCR is een beschikbare terugvaloptie voor het uitlezen van documenten. De gebruikte dienstverlener hangt af van de functie en verwerkingsroute.

Supabase verzorgt de database, opslag en backend-infrastructuur van de app. Cloudflare verzorgt website- en verwerkingsorkestratie-infrastructuur. Verwerking door dienstverleners valt onder de toepasselijke zakelijke voorwaarden en verwerkersovereenkomsten.

We gebruiken standaard betaalde zakelijke/API-accounts en schakelen het optioneel delen van klantinhoud voor modelverbetering of training bij dienstverleners niet in.

Deze dienst biedt geen nulbewaring van gegevens. Dienstverleners kunnen verzoekinhoud of bijbehorende logs bewaren voor dienstverlening, caching, beveiliging, misbruikcontrole of wettelijke verplichtingen volgens hun toepasselijke voorwaarden. Termijnen en doeleinden verschillen per dienstverlener en functie. De standaard API-logs van OpenAI voor misbruikcontrole worden bijvoorbeeld normaal tot 30 dagen bewaard, met gedocumenteerde uitzonderingen. Dit zegt niet hoelang boekhoudkundige gegevens of chats binnen Conta blijven.

We verwerken informatie om de door jou gevraagde diensten uit te voeren, aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen en Conta te beheren en beveiligen op basis van de relevante grondslagen in dit beleid. Optionele marketing- en cookiekeuzes staan los van boekhouding en AI-ondersteunde dienstverlening.

Professioneel advies en belastingaangiftes worden door mensen verzorgd. Automatische antwoorden van de assistent kunnen zonder voorafgaande menselijke controle verschijnen. Je kunt het team benaderen met vragen of een verzoek om correctie.

Boekhoudkundige klantgegevens en inhoud die door de AI-functies van Conta wordt verwerkt, worden uitsluitend binnen de Europese Unie verwerkt.

We configureren de relevante cloud- en AI-diensten, inclusief terugvalroutes, voor verwerking uitsluitend binnen de EU.

We bewaren boekhoudkundige gegevens gedurende de toepasselijke service-, fiscale en wettelijke termijnen. Voor Nederlandse administratieve gegevens geldt doorgaans zeven jaar; relevante gegevens over onroerende zaken en OSS kunnen tien jaar vereisen. De startdatum en een eventuele juridische bewaarplicht hangen af van het gegeven en de omstandigheden.

Ondersteunings- en AI-gesprekken, operationele logs en andere service-informatie blijven bewaard zolang ze nodig zijn voor dienstverlening, ondersteuning, beveiliging, geschillen of toepasselijke wettelijke verplichtingen. We beoordelen de noodzaak en verwijderen of anonimiseren informatie wanneer die niet meer nodig is, rekening houdend met toepasselijke verplichtingen en back-ups.

Een abonnement opzeggen, een login sluiten of een item uit de normale weergave verwijderen wist niet noodzakelijk direct alle gegevens of kopieën. Sommige documenthandelingen zijn zachte verwijderingen die de boekhoudhistorie behouden. We beloven geen automatische verwijdering op een vaste dag na opzegging.

Neem contact op via admin@contabook.co om je privacyrechten uit te oefenen of verwijdering aan te vragen. We beoordelen je verzoek en leggen uit welke gegevens eventueel moeten blijven en waarom.

Afhankelijk van je locatie kun je recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens en op intrekking van toestemming wanneer verwerking daarop is gebaseerd.

Neem contact op om je rechten uit te oefenen. Je kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Geen methode voor overdracht of opslag is volledig veilig.

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

E-mail: admin@contabook.co

We kunnen dit privacybeleid wijzigen. Bij wijzigingen werken we de vermelde datum bij.